Acceso a datos por parte del comité de empresa

El artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores establece que el comité de empresa tendrá derecho a ser informado y consultado sobre aquellas cuestiones que puedan afectar a los trabajadores, así como sobre la situación de la empresa. De acuerdo con este artículo, la documentación e información a la que pueden acceder es:

• Estadísticas sobre el índice de absentismo y sus causas
• Los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y sus consecuencias
• Índices de siniestralidad
• Estudios de medio ambiente laboral y mecanismos de prevención utilizados
• Ser informado por faltas muy graves impuestas
• Acceso a la copia básica de los contratos de trabajo

Respetando esta normal legal, el acceso potencial a estos datos de carácter personal debe estar regido por el cumplimiento de los principios relativos al tratamiento de los datos. Es decir, los datos que se cedan a los sindicatos y los comités de empresa deberán ser adecuados, pertinentes y limitados a lo que sea necesario en relación con las finalidades para las que son tratadas; por tanto, sólo aquellos datos que requieran el cumplimiento de los deberes que el Estatuto de los Trabajadores establece en la empresa (principio de minimización de datos).

Por otra parte, el artículo 65 del Estatuto de los Trabajadores prevé el deber de sigilo por parte de los miembros del comité de empresa respecto a la información que les ha sido facilitada. En este sentido, sólo se podrá utilizar esta información con finalidades determinadas, explícitas y legítimas (principio de limitación de la finalidad) y tratada de tal manera que se garantice una seguridad adecuada de los datos personales (principio de integridad y confidencialidad).

Así pues, las empresas están obligadas a facilitar la información que afecte directa o indirectamente a las relaciones laborales excepto aquella que pertenezca a la esfera de la intimidad del trabajador. Así pues, hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones:

1. No es necesario informar respecto del salario de los trabajadores. En este aspecto, la Sentencia del Tribunal Supremo de 19 de febrero de 2009 establece: "la información de los salarios por categorías y departamentos (...) cumple con las exigencias que al respecto establece el artículo 1 de la Ley 2/1991 ( ...) por lo que no sería necesario concretar individualizadamente el salario de todos los trabajadores siendo suficiente informar respecto de los salarios por categorías y departamentos".
2. No existe la obligación de informar de las direcciones de correo electrónico de los trabajadores cuando éstas no repercutan en las relaciones laborales.
3. En relación a los datos de absentismo y, en concreto a las ausencias por incapacidad temporal de los trabajadores (enfermedades y accidentes), la empresa deberá informar sobre las causas y consecuencias de estas pero no respecto de las patologías médicas de los trabajadores .
4. Respecto al contrato de trabajo, el empresario entregará a la representación legal de los trabajadores una copia básica de todos los contratos que se celebren por escrito, a excepción de contratos de relación laboral especial (alta dirección). La copia básica contendrá todos los datos de contacto a excepción de DNI, domicilio, estado civil, y cualquier otro que de acuerdo con la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, pueda afectar su intimidad personal.

A modo de conclusión, es importante señalar que la Agencia Española de Protección de Datos ha recomendado en varios informes que el envío de información a los comités de empresa se realice de manera estadística o anonimizada, siempre que ello no impida el comité del ejercicio de sus funciones previstas en la ley.

Cesión de datos personales de trabajadores en sindicatos

En cuanto a la cesión de datos de trabajadores a los sindicatos, la más común es la referida a la cuota sindical que se recoge en las nóminas y es referente a la actividad sindical, la cual la solicita el propio trabajador y, por tanto, será necesario su consentimiento expreso y el responsable del tratamiento. Es decir, la empresa deberá poder demostrar que el interesado consintió el tratamiento de sus datos personales por parte del sindicato.

En segundo lugar, debemos referirnos al envío de información sindical a los trabajadores de una empresa, en el que existe un tratamiento del correo electrónico de los trabajadores por parte de los sindicatos amparándose en el derecho fundamental de libertad sindical. En este sentido, la Agencia Española de Protección de Datos (Resolución de 15 de marzo de 2018) ha determinado que los trabajadores no podrán oponerse a este tratamiento durante unas elecciones sindicales, siempre que el tratamiento cumpla con las finalidades del propio proceso electoral.

Por tanto, únicamente se podrá facilitar información cuando:

• Entreguen documentos de manera disociada, es decir, la documentación no permita identificar la persona física a la que hacen referencia.
• Lo prevea la ley o el convenio colectivo.
• Se haya podido demostrar que el interesado consintió el tratamiento de sus datos personales por parte de un tercero.